Weekplanning volgens Covey, en wat ervan overblijft

Zoek in het Nederlands op weekplanning volgens Covey en je kunt de resultatenlijst na drie treffers zelf afmaken. Een uitleg van de methode in vijf of zeven stappen. Een samenvatting die iemand voor een tentamen heeft gemaakt. Een blogbericht uit 2012 van iemand die het boek net uit had. Een pdf met een weekrooster erin, gemaakt in 2011 en daarna niet meer aangeraakt.

Er is niets mis met die stukken. Ze kloppen, ze zijn vaak duidelijk geschreven, en wie de methode nog niet kent begrijpt hem daarna. Het punt is dat het allemaal hetzelfde soort stuk is: iemand die navertelt wat er in een boek staat. Wat er gebeurt in week zeven, als het nieuwe eraf is en je nog steeds elke zondagavond gaat zitten, staat in geen van die stukken. En juist dat is wat je wilt weten voordat je begint.

Een samenvatting stopt waar het interessant wordt

Dat is geen verwijt, want een samenvatting kan niet anders. Hij beschrijft een methode zoals die bedoeld is. Je schrijft je rollen op, je kiest per rol wat er deze week toe doet, je zet die keuzes eerst in je week en de rest eromheen. Dat is een nette beschrijving en hij is niet onjuist.

Alleen slijt een methode zodra je hem gebruikt. Er vallen onderdelen af die op papier onmisbaar leken. Andere onderdelen blijken veel zwaarder te wegen dan je uit de uitleg zou opmaken. En er zit altijd een stuk in dat je moet vervangen, omdat het uit een tijd komt waarin je hele week nog op een blad paste. Dat slijtpatroon staat in geen enkele samenvatting, en het is wel het enige dat voorspelt of je het over drie maanden nog doet.

Een methode die je naleest is compleet. Een methode die je doet is dat na een maand niet meer, en dat is geen falen.

Wat er overeind blijft

Drie dingen houden stand, en ze zijn alle drie minder spectaculair dan de uitleg doet vermoeden.

De week als eenheid. Dit is het onderdeel dat het meeste doet en het minste aandacht krijgt. Een dag is te klein om iets in te verschuiven en een jaar is te groot om iets in af te dwingen. De week is de enige maat waarin je iets kunt verplaatsen zonder het te laten vallen. Waarom dat zo is staat uitgebreider in het stuk over de goede maat.

De rol als sorteervak. In de meeste uitleg is het opschrijven van je rollen een soort zelfonderzoek. In de praktijk is het vooral een sorteermechanisme. Zodra je je week per rol bekijkt, zie je binnen tien seconden welke rol deze week helemaal niets heeft gekregen, en dat is informatie die je uit een takenlijst nooit krijgt.

De volgorde. Eerst jouw eigen keuze in de week, dan de rest eromheen. Dat lijkt een kwestie van discipline, maar het is er een van timing: op maandagochtend is de ruimte al vergeven en op zondagavond nog niet. Dit is het onderdeel dat het verschil maakt tussen een week die je indeelt en een week die jou indeelt.

Wat er vanzelf afvalt

En dan de andere kant, die je nergens leest omdat niemand graag opschrijft wat hij van een methode heeft laten vallen.

Het formulier. Het klassieke weekrooster heeft kolommen voor rollen, doelen, afspraken, taken en een terugblik. Vrijwel niemand vult dat na een paar weken nog helemaal in. Wat overblijft is de linkerkolom met je rollen en een handvol keuzes daarachter, en dat is genoeg. Het formulier was het hulpmiddel, niet de methode.

Het aantal. Twee doelen per rol keer zeven rollen is veertien dingen, en in een gewone werkweek passen er drie tot vijf die je echt zelf kiest. Wie met veertien begint heeft binnen twee weken het gevoel dat de methode niet werkt, terwijl het de rekensom was die niet klopte. Hoe klein je dan wel begint staat in big rocks in een week die al vol staat.

De wekelijkse gang langs je missie. Een persoonlijke missie is niet iets waar je elke zondag opnieuw naar kijkt. Hij verandert hooguit een keer per jaar. Wat je wekelijks nodig hebt zijn je rollen; de missie mag daar rustig achter blijven staan.

Het onderdeel dat je moet vervangen

Blijft er een ding over, en dat is het blad zelf. De methode gaat ervan uit dat je plan en je week op dezelfde plek staan: een vel papier waarop links je rollen staan en rechts de dagen van de week. Toen de methode werd opgeschreven was dat vanzelfsprekend, want er was maar een plek waar je week kon staan.

Nu staan je afspraken in Google of Outlook, en je weekplan staat ergens anders. Op papier, in een notitie-app, in een document dat je zondag maakt. Daarmee heb je twee versies van dezelfde week, en dat houdt het ongeveer tot dinsdag vol. Want die twee gaan een keer iets anders zeggen, en dan wint altijd de versie die meldingen geeft en waar anderen in kunnen kijken. Je plan verliest niet omdat het slecht was, maar omdat het op de verkeerde plek stond.

De vervanging is dus geen mooier sjabloon. Het is dat je keuzes op dezelfde plek terechtkomen als je afspraken, met een dag en een begintijd, zodat er niets te vergelijken valt. Een blok dat om half acht op woensdag staat is een afspraak. Hetzelfde blok als regel op een blad is een voornemen, en een voornemen verliest van een uitnodiging.

Daar hoort een tweede vervanging bij, en dat is de terugblik. In de oorspronkelijke opzet zit die er wel in, maar als losse kolom, en een losse kolom slaat iedereen over. Hoe je hem in tien minuten doet en waarom hij vlak voor het plannen hoort te staan, staat in de wekelijkse terugblik die iedereen overslaat.

Waar je aan begint als je het boek niet gelezen hebt

Je hebt er geen boek voor nodig, en ook geen weekend om je missie uit te werken. Neem een half uur aan het begin van je week, schrijf drie tot vijf rollen op waar je op dit moment echt in staat, en zet per rol een ding in je week dat er zonder jou niet zou komen. Een dag, een begintijd, meer niet. Kijk aan het begin van de volgende week terug wat ervan is doorgegaan en welke rol niets kreeg.

Dat is de hele methode zoals hij na een half jaar overblijft. De rest is uitleg, en uitleg is er inmiddels genoeg. De volledige opzet van het weekritme staat op de pagina over de methode, en hoe je rollen kiest die een jaar meegaan staat in dit stuk over rollen kiezen.