Big rocks in een week die al vol staat

Je kent hem waarschijnlijk. Een spreker zet een glazen pot op tafel, doet er een paar grote stenen in, en vraagt of hij vol is. Ja, zegt de zaal. Dan gaat er grind bij, dat tussen de stenen zakt. Vol? Ja. Zand. Water. Pas dan is hij vol.

De les die erop volgt is dat je met de grote stenen moet beginnen, want als je met het grind begint passen de stenen er nooit meer bij. Iedereen knikt, want het klopt.

En dan is het maandag. Je opent je agenda en die pot is niet leeg. Er zit al grind in: overleggen die je niet zelf plande, een deadline van iemand anders, de dingen die nu eenmaal doorgaan. De demonstratie ging over een lege pot, en die heb jij niet.

Wat de metafoor weglaat

Dat is geen kritiek op het idee, maar het is wel de reden dat het bij zoveel mensen niet beklijft. De pot in de zaal is een gedachte-experiment over een week die nog helemaal moet beginnen. Jouw week is er een die al voor de helft is toegezegd, aan collega's, klanten, school, het leven.

De vraag is niet hoe je een lege pot vult. Het is hoe je er alsnog een steen in krijgt.

Daar zijn drie manieren voor, en alle drie zijn ze kleiner dan je zou denken.

Drie manieren waarop het alsnog werkt

1. Plan een week vooruit, niet vandaag

Op maandagochtend is de week al vol. Op de zondagavond of maandagochtend ervoor was hij dat nog niet. Het verschil zit hem niet in discipline maar in timing: je moet er zijn voordat de ruimte vergeven is.

Dat is de hele reden dat dit een wekelijks ritueel is en geen dagelijks lijstje. Wie elke ochtend plant, verdeelt alleen nog het grind dat er al ligt. Wie aan het begin van de week plant, kan de steen er eerst in leggen.

2. Begin met één steen, niet met zeven

De klassieke fout na een goede training is dat je zeven grote stenen kiest. Dan heb je geen big rocks maar een takenlijst met een nieuwe naam, en tegen woensdag is er niets van over.

Eén steen per rol, en drie tot vijf rollen is genoeg. Voor de meeste mensen betekent dat drie tot vijf keuzes per week. Dat voelt karig als je gewend bent aan lange lijsten, maar dat karige is precies de bedoeling: een steen is pas een steen als hij groot genoeg is om ergens anders nee tegen te zeggen.

3. Zet hem op de plek waar hij overleeft

Een grote steen midden op een dinsdagmiddag tussen twee overleggen wordt verplaatst. Dezelfde steen om kwart over zeven 's ochtends, of op het moment dat jij zelf beheert, blijft staan.

Kijk dus niet alleen naar wanneer het past, maar naar wanneer het beschermd is. Dat is meestal vroeg, of aan het begin van een dag, of op het ene dagdeel dat structureel van jou is. Wat op de drukste plek van je week staat, verliest.

Het is nog altijd een volle week. Er is niets weggehaald. Het enige verschil is de volgorde waarin er gepland werd, en dat de drie dingen die er deze week toe deden een tijdstip kregen voordat de rest zich meldde.

Wat je deze week kunt doen

Kies één steen. Niet drie, één. Iets waarvan je nu al weet dat het er anders weer bij inschiet.

Zoek dan het rustigste dagdeel van je komende week en zet hem daar neer, met een begintijd en een eindtijd. Vertel het aan één iemand die er last van kan hebben, want een blok dat anderen kennen overleeft beter dan een blok dat alleen jij ziet.

En kijk vrijdag terug. Bleef hij staan, dan heb je je methode gevonden. Werd hij weggedrukt, kijk dan waar het door kwam. Negen van de tien keer stond hij op de verkeerde plek, niet in de verkeerde week.