De week waarin je alleen maar reageert

Zoek in het Nederlands naar wat je doet aan een week die helemaal opgaat aan wat er binnenkomt, en je krijgt drie soorten antwoord. Zoek je op brandjes blussen, dan komt er advies over je bedrijf: breng je processen in kaart, zoek de oorzaak achter de storingen, delegeer meer. Zoek je op reactief, dan wordt het een eigenschap van jou, met reactief gedrag als leerdoel en proactief zijn als kernkwaliteit. En zoek je op de vorm waarin je het zelf zou zeggen, dat er niets van jezelf in je week zat, dan land je bij stukken over je te veel aantrekken van andere mensen en over wat anderen van je vinden.

Alle drie verplaatsen ze je vraag naar iets anders: naar je organisatie, naar je karakter, of naar je zelfbeeld. Dat zijn geen slechte onderwerpen, maar geen ervan is iets waar je maandagochtend om negen uur wat mee kunt. Je vroeg iets over een week, en je kreeg iets over jezelf of over je bedrijf terug.

Reageren is het probleem niet

Bij bijna iedereen hoort reageren gewoon bij het werk. Een klant die belt, een collega die vastloopt, een kind dat ziek wordt: dat zijn geen storingen in je week, dat is het werk zelf, en een week waarin je nergens op reageert is meestal een week waarin je niet veel doet dat ertoe doet.

Wat wel misgaat is de verhouding, en vooral dat die verhouding nergens is besloten. Niemand kiest dat zijn week voor honderd procent uit binnenkomend werk bestaat. Het gebeurt gewoon, week na week, en aan het eind van het jaar kun je niet aanwijzen wanneer het besloten is. Precies dat is het probleem: niet dat je reageert, maar dat het aandeel vanzelf naar boven kruipt zolang niemand er iets tegenover zet.

Een reactieve week is zelden gekozen. Hij is wat er overblijft als er niets anders in stond.

Wat binnenkomt heeft een naam en een moment, jouw werk niet

Er is een simpele reden waarom een lege week nooit half om half wordt verdeeld. Alles wat binnenkomt brengt twee dingen mee die jouw eigen werk niet heeft: een afzender en een tijdstip. De mail is van iemand, de vraag is van iemand, en er zit meestal een moment aan vast waarop het antwoord verwacht wordt. Jouw eigen werk heeft geen van beide. Er is niemand die eraan herinnert en er is geen dag waarop het af moet zijn.

Zet die twee naast elkaar op een dinsdagochtend en het is elke keer geen wedstrijd. Dat is hetzelfde mechanisme als bij de rol die als eerste sneuvelt: wat een afzender heeft redt zich, en wat er geen heeft verdwijnt zonder dat iemand het besluit. Bij een hele week werkt het alleen groter, want dan verdwijnt niet een blok maar alles wat van jou kwam.

Daarom helpt harder werken niet, en beter je best doen om proactief te zijn ook niet. Je zit niet met een gebrek aan wil maar met een verschil in gereedschap. De enige manier om dat gelijk te trekken is jouw eigen werk hetzelfde geven wat binnenkomend werk gratis krijgt: een moment, en iets van een afzender.

Begin met een blok, niet met een systeem

De verleiding is om zo'n week te beantwoorden met een grote ingreep: geen mail meer voor tien uur, twee vaste focusdagen, een nieuwe manier van werken voor het hele team. Dat houdt zelden langer stand dan twee weken, want je hebt de rest van je werk niet even stilgezet om het te laten wennen.

Wat wel blijft staan is klein en saai. Kies aan het begin van je week één ding dat van jou komt. Niet vijf, één. Geef het een rol, zodat het ergens bij hoort en niet los in je lijst zweeft. Zet er een dag en een begintijd bij, en maak het klein genoeg dat het ook in de drukste versie van deze week nog past. Bepaal daarna vooraf waarvoor het wel mag wijken, want dat gaat toch gebeuren en het scheelt je het gevoel dat het weer mislukt is.

En kijk aan het eind van de week niet of het rustig was, want dat wordt het voorlopig niet. Kijk of er iets in stond waarvan jij de afzender was. Dat is een maat die je in twee minuten kunt nagaan en die niet meebeweegt met hoe druk het toevallig was. Hoe je dat blok verdedigt als anderen in je agenda mogen, staat in grip houden op je agenda als iedereen erin mag.

Soms is reageren de hele opdracht

Er zijn periodes waarin het klopt dat je week vol staat met wat er binnenkomt. Een collega valt uit, het seizoen loopt op zijn hoogtepunt, er is thuis iets aan de hand. Dan is dat je week, en er is niets aan mis om die tijd te geven wat hij nodig heeft.

Het enige verschil dat telt is of je het hardop hebt gezegd. Een periode waarin je bewust reageert en weet tot wanneer, is een keuze. Dezelfde periode zonder dat iemand hem ooit heeft benoemd, is een gewoonte die zichzelf verlengt. Zeg er daarom een datum bij, ook als je die later verschuift, want een datum is het enige wat een uitzondering scheidt van een nieuwe standaard.

En dat is uiteindelijk waar het bij waarden op vastloopt. Niet op het bepalen ervan, want dat is het makkelijke deel, en niet op het opschrijven. Het loopt vast op de dinsdag waarop iets binnenkomt dat harder trekt. Wat je daar concreet aan doet staat in wat je in je agenda zet als je waarden er niet in staan, en het grotere plaatje op de pagina over missie en waarden. Staat jouw vraag hier niet bij, kijk dan bij de veelgestelde vragen.