Wat je in je agenda zet als je waarden er niet in staan

Er is een vraag die je op elke coachpagina en in elk planningsboek tegenkomt: laat jouw agenda zien wat je belangrijk vindt? Het is een goede vraag, en hij is ook makkelijk te stellen. Het antwoord is bij bijna iedereen nee, inclusief bij mij op een gemiddelde donderdag.

Wat er zelden bij staat is het interessantere deel: wat doe je op de dinsdagochtend nadat je dat hebt vastgesteld. Want tussen weten dat je week niet klopt en een week die wel klopt, zit precies een handeling. Dit stuk gaat over die handeling.

Meer tijd maken werkt niet, ruilen wel

De eerste reflex is bijna altijd dezelfde: ruimte zoeken. Je scrollt door je week, kijkt waar nog een gaatje zit, en concludeert dat het deze week even niet gaat. Volgende week is rustiger, dat weet je bijna zeker.

Die zoektocht loopt altijd dood, want je week is niet half leeg. Hij staat vol met dingen die er ooit ingekomen zijn en er nooit meer uitgegaan. De vraag is dus niet waar je tijd vindt, maar wat je ervoor inruilt. Dat is een ongemakkelijkere vraag, en het is de enige die iets oplevert.

Je agenda is geen weergave van je waarden. Hij is een weergave van je gewoontes.

Begin met één waarde, niet met vijf

Als je net gemerkt hebt dat je week niet klopt, is de verleiding groot om hem in zijn geheel te herzien. Vijf waarden, vijf nieuwe gewoontes, maandag beginnen. Dat houdt ongeveer negen dagen stand.

Neem er dus één. Niet de belangrijkste, want dat is een discussie die je met jezelf nooit wint, maar degene waarvan het je op dit moment het meest opvalt dat hij er niet in staat. Vaak is dat een waarde waar je de afgelopen weken kort of geïrriteerd over hebt gedaan tegen iemand anders. Dat is een betrouwbaarder signaal dan een lijstje.

Van waarde naar rol naar blok

Een waarde kun je niet in je agenda zetten. "Aandacht" heeft geen begintijd en duurt niet twee uur. Wat je wel kunt inplannen is iets wat die waarde nodig heeft, en de kortste weg daarheen loopt via de vraag voor wie het is.

• De waarde. Bijvoorbeeld: ik wil er zijn voor mijn kinderen, niet alleen in theorie.
• De rol. Vader. Daarmee wordt het concreet, want een rol heeft iemand aan de andere kant en die merkt het als je er niet bent.
• Het blok. Woensdag om half vijf ophalen, en tot zeven uur geen laptop. Met een begintijd en een eindtijd, in dezelfde agenda waar je werkafspraken in staan.

Die laatste stap is de hele truc. Zolang het bij de waarde of bij de rol blijft, blijft het een voornemen, en een voornemen verliest het van iets met een tijdstip en een afzender. Zodra het een blok is, moet iets anders ervoor wijken, en dat is precies wat er moest gebeuren.

Wat je ervoor inruilt

Hier gaat het meestal mis, want er komt iets bij en er gaat niets af. Dan staat je week een week lang voller dan hij was, valt het nieuwe blok als eerste om, en concludeer je dat het niet werkt.

Kijk daarom bij het inplannen meteen naar wat er op dat moment stond en wat daarmee gebeurt. Soms verschuift het, soms wordt het korter, en soms blijkt het iets te zijn waar je eigenlijk al maanden vanaf wilde. Schrijf op wat je hebt ingeruild, al is het maar in een zin. Zonder dat is het geen keuze geweest maar een goed voornemen met een tijdstip erbij.

Het eerste rijtje is waar de meeste mensen blijven staan, en het voelt niet als stilstand omdat er wel degelijk nagedacht is. Het tweede rijtje is de enige versie die je aan het eind van de week kunt nakijken.

Wat je deze week al kunt doen

Pak de week die voor je ligt erbij, niet de volgende. Kies één waarde waarvan je nu al weet dat hij er niet in staat, bedenk voor welke rol dat geldt, en zet er één blok voor neer met een begintijd. Kijk daarna wat er op dat moment stond en beslis wat daarmee gebeurt.

Dat is het. Eén blok in één week zegt nog niets, maar vier weken achter elkaar hetzelfde blok laat je iets zien wat geen enkele lijst met kernwaarden je kan vertellen: of je het echt belangrijk vindt of alleen vindt dat je het belangrijk zou moeten vinden. Verder lezen kan bij je missie en waarden vertalen naar je week, bij je kernwaarden bepalen zonder lijstje met mooie woorden, of in het stuk over rollen kiezen die een heel jaar meegaan.