Grip houden op je agenda als iedereen erin mag

Een open agenda is bijna altijd een bewuste keuze geweest. Het scheelt heen en weer mailen, mensen kunnen zelf een moment prikken, en jij hoeft niet de hele dag te schakelen over wanneer iets kan. Op dat punt werkt het gewoon.

Het kantelt langzaam. Er komt een overleg bij dat een vast overleg wordt. Iemand zet een half uur neer waar je niet omheen kunt. Twee maanden later kijk je op woensdag naar je week en zie je vooral afspraken waar je zelf niet om gevraagd hebt. Geen enkele daarvan is onredelijk. Bij elkaar hebben ze je week wel opgegeten.

Je agenda dichtzetten lost het niet op

De eerste reflex is de deur dicht. Agenda op privé, uitnodigingen voortaan zelf beoordelen, en zelf bepalen wat erin komt.

Dat helpt korter dan je hoopt. Wat er gebeurt is dat het verkeer zich verplaatst: wat eerst een uitnodiging was, wordt nu een mailtje met de vraag wanneer het uitkomt. Je bent even veel tijd kwijt, alleen nu aan regelen in plaats van aan het overleg zelf. En je bent iets kwijtgeraakt dat je wel wilde, namelijk makkelijk bereikbaar zijn voor de mensen met wie je samenwerkt.

Het probleem zit ook niet in de openheid. Het zit in wat een lege plek in je agenda betekent.

Leeg leest voor iedereen als beschikbaar

Een agenda kent maar twee toestanden: er staat iets, of er staat niets. Voor wie erin kijkt betekent niets hetzelfde als vrij.

Alleen klopt dat bij jou niet. In die lege uren zit je werk waar geen afzender bij hoort: het stuk dat af moet, de offerte, het gesprek dat je zelf wilde voeren. Dat werk komt van jou en van niemand anders, dus er is ook niemand die erop terugkomt als het niet gebeurt. Werk van een ander heeft altijd iemand die het mist.

Wat niemand mist, verliest het van wat iemand mist. Elke week opnieuw.

Daarom is eerder zijn maar het halve verhaal. Wie zijn eigen blok als eerste neerzet wint die ene week. Wie zijn blok herkenbaar maakt, wint hem ook de week daarna.

Geef je week een vorm die anderen kunnen zien

Het gaat er niet om dat je minder bereikbaar wordt, maar dat er iets te zien is. Drie dingen zijn daarvoor genoeg.

• Zet per rol één blok neer voordat de week begint. Niet je hele week, alleen het ene ding per rol dat er deze week toe doet. Wat er aan het begin van de week al staat, wordt vanzelf iets waar anderen omheen plannen.
• Geef dat blok de naam van het werk. Bij eigen tijd ziet iemand ruimte, bij de offerte voor Van Dijk afmaken ziet iemand werk dat loopt. Dat is geen trucje: je geeft de ander de informatie om zelf te bepalen of zijn vraag echt voorgaat.
• Houd twee stroken vrij waar mensen wél mogen. Twee dagdelen waarin je makkelijk te boeken bent. Daarmee wordt nee zeggen op een ander moment geen afwijzing meer, maar een verwijzing.

De rest van je week laat je gewoon open, en je gaat er vanuit dat die vol komt. Dat is geen nederlaag maar een rekensom: als je weet dat er nog zes uur bijkomt, plan je die zes uur niet ook nog eens zelf vol.

Wat je zegt als iemand er toch overheen wil

Op een gegeven moment vraagt iemand of dat uur echt niet kan. Het antwoord dat werkt is kort en bevat een alternatief: dat uur zit al vol, donderdagmiddag kan wel.

Wat je daarmee doet is het gesprek weghouden bij de vraag wiens werk belangrijker is. Zodra je uitlegt waarvoor je dat uur nodig had, maak je het onderhandelbaar, en dan wint meestal degene met de meeste haast. Een ander moment aanbieden hoeft niemand af te wegen.

Het eerste rijtje is niet slordig, het is gewoon wat er gebeurt als je niets doet. Het tweede rijtje kost je een kwartier aan het begin van je week, en het scheelt vooral gesprekken die je anders halverwege de week alsnog voert.

Wat je deze week al kunt doen

Kies één ding dat deze week af moet en waar niemand je aan herinnert. Zet het als blok in je agenda, met de naam van dat werk erin, en met een begintijd en een eindtijd. Kies daarna twee dagdelen waarin je bewust goed te boeken bent, zodat je iets hebt om naar te verwijzen.

Kijk aan het eind van de week naar één ding: is dat blok blijven staan, en zo nee, wat is er overheen gekomen. Verder lezen kan bij plannen vanuit je rollen, bij hoe je als ondernemer je avonden terugkrijgt, of in het stuk over wat je in je agenda zet als je waarden er niet in staan. Staat jouw vraag hier niet bij, kijk dan bij de veelgestelde vragen.