Je week zit al vol en dat is drie weken geleden besloten

Vrijwel alles wat er in het Nederlands over weekplanning geschreven is, gaat uit van een week waar nog iets in kan. Eerst je taken verzamelen, dan prioriteren, dan inplannen. Dat werkt uitstekend zolang er ruimte is om in te plannen.

De week waar de meeste mensen mee zitten ziet er anders uit. Die is al vol op het moment dat het plannen zou moeten beginnen, en dan slaan al die stappenplannen over wat de eigenlijke vraag is: wat doe je met een week waarin niets meer bij kan.

Een volle week is geen planning maar een rekening

Kijk eens naar wat er staat. Vergaderingen die iemand drie weken geleden heeft ingepland. Een deadline die je zelf hebt voorgesteld toen die maand nog ver weg was. Een borrel waar je in juni gemakkelijk ja tegen zei. Er staat bijna niets in dat er vorige week nog niet stond.

Dat is het ongemakkelijke aan een volle week: hij is niet deze week ontstaan. Hij is het resultaat van beslissingen die je weken geleden nam, op momenten dat die week nog leeg was en dus ruim leek. Op afstand ziet elke week er schappelijk uit.

Je plant nooit een lege week. Je plant wat er over is.

Dat verandert wat je maandagochtend redelijkerwijs kunt verwachten. Je zit niet aan het begin van een week die je gaat vormgeven, je zit aan het eind van een reeks keuzes die al gemaakt zijn. Harder nadenken helpt daar niet meer tegen, want de ruimte is niet weg door slecht plannen, hij is weg door eerder toezeggen.

Lees je week eerst als een lijst met afzenders

Voordat je iets probeert te verschuiven, is er een stap die tien minuten kost en meestal meer oplevert dan het plannen zelf. Loop je week langs en zet bij elk blok wie erom gevraagd heeft.

Er komen er drie uit. Er zijn dingen die iemand anders van je vraagt, met een naam erbij. Er zijn dingen die jij ooit hebt toegezegd, aan een klant, aan een collega of aan jezelf. En er is een derde categorie die vaak de grootste blijkt: dingen die er staan omdat ze er de vorige week ook stonden, zonder dat iemand er nog om vraagt.

Die derde stapel is de enige plek waar deze week nog iets te halen valt. Niet door hem in een keer op te ruimen, wel door er deze week een ding uit te halen. Wat er gebeurt met de blokken die anderen vullen staat in het stuk over een agenda waar iedereen in mag.

In een volle week plan je een ding, en niet op maandagochtend

De verleiding in een volle week is om alsnog vijf dingen te wringen waar er geen een past. Dat houdt tot dinsdagmiddag stand en daarna is de planning nergens meer terug te zien.

Kies er een. Een uur, met een dag, een begintijd en een eindtijd, en klein genoeg voor de tijd die je werkelijk hebt. Niet op maandagochtend, want daar staat de rest van de week al tegenaan te duwen. In een volle week is de rustigste plek meestal net na de piek, als het ergste geweest is en niemand nog iets van je verwacht.

Dat ene uur is geen compromis. Het is het enige dat aan het eind van de week nog te herkennen is als iets wat jij hebt gekozen. Hoe je zo'n blok overeind houdt als de week toch kantelt, staat in wat je doet als je week op woensdag al ontspoort, en de bredere versie van dit probleem in big rocks in een week die al vol staat.

De ruimte zit in de week die nog leeg is

Hier zit de eigenlijke uitweg, en hij voelt in het begin verkeerd, want hij levert deze week niets op.

Als je week vol raakt door toezeggingen van weken geleden, dan is de plek waar je nog echt kunt kiezen niet de week voor je maar de week over drie of vier weken. Die is nu nog grotendeels leeg. Wat je daar neerzet, staat er eerder dan de vragen die er later bij komen, en daardoor wint het van de vragen die anders vanzelf die ruimte hadden gekregen.

Doe dat dus in hetzelfde half uur waarin je je huidige week bekijkt: een blok in een week die nog open is, met een dag en een tijd. En reken erop dat je er over drie weken een lichte hekel aan hebt, want dan is het in de weg gaan zitten van iets anders. Dat is precies waarvoor het er staat.

Na een paar weken zie je aan je eigen weken of het werkt. Daar is de wekelijkse terugblik voor, en de hele volgorde van rollen naar week staat op de pagina over weekplanning.

De linkerkolom is niet dom. Het is wat vrijwel iedereen doet, en het is precies wat je doet als je gelooft dat de volle week een probleem van deze week is.

Wat je vandaag al kunt doen

Neem je week erbij en zet achter elk blok een naam: wie heeft hierom gevraagd. Zoek dan het uur dat het minst hard vastzit, meestal net na het drukste moment, en zet daar een ding neer dat van jou is, met een begintijd en een eindtijd.

Blader daarna drie weken door en zet er een blok neer in een week die nog leeg is. Dat is het enige wat je vandaag doet dat over een maand verschil maakt. Staat jouw vraag hier niet bij, kijk dan bij de veelgestelde vragen.