Wat laat je deze week weg?

Je week staat getekend en hij past niet. Niet een beetje, maar echt niet: er staat meer in dan er in een week gaat, en dat zag je toen je hem indeelde al aankomen. Op dat moment zoek je advies, en dan valt iets op.

Elk stuk over plannen noemt schrappen. Het staat er altijd, ergens rond stap twee: schrap wat niet nodig is. Alleen gaat het daarna over iets anders. Over realistischer inschatten, over buffers, over je energieritme, over hoe je het de volgende keer beter aanpakt. Allemaal waar, en allemaal gericht op een week die nog niet begonnen is. Over de week die er nu ligt, met dat ene blok dat er te veel in staat, gaat het niet.

Schrappen staat overal, en nergens staat hoe

Dat is geen slordigheid van de schrijvers. Het is een natuurlijke uitwijk, want de vraag hoe je kiest wat eruit gaat is de moeilijke vraag en de vraag hoe je beter plant is de leuke. De eerste kost je iets, de tweede belooft iets.

Maar voor jou, op maandagochtend, met een week die niet past, is het verschil groot. Je hebt geen advies nodig over de week die komt. Je hebt een manier nodig om nu een blok aan te wijzen.

"Schrap wat niet nodig is" is geen keuze, het is de vraag nog een keer.

Want als je wist wat niet nodig was, stond het er niet. Alles wat in je week staat, staat er omdat iemand het belangrijk vond, meestal jijzelf. De opgave is niet om het onnodige te vinden. De opgave is om iets nodigs te laten vallen.

Weglaten is iets anders dan doorschuiven

De eerste reflex is verschuiven. Het blok gaat naar volgende week, de week is weer rond, en het voelt alsof je een besluit hebt genomen. Dat heb je niet. Je hebt het besluit verplaatst naar een week die je nog niet kunt zien, en die week is in je hoofd altijd rustiger dan hij wordt.

Weglaten is iets anders. Weglaten betekent: dit gebeurt deze ronde niet, en dat weet ik nu. Daarna volgt altijd iets concreets. Je geeft het door aan iemand anders, je zegt tegen degene die erop wacht dat het later komt en wanneer, of je laat het vervallen omdat het bij nader inzien een idee was en geen afspraak.

Dat onderscheid is praktisch. Een taak van tien minuten mag je gerust doorschuiven, daar gaat geen week aan kapot. Een blok van drie uur doorschuiven is bijna nooit het goede antwoord, want het staat volgende week weer voor dezelfde deur en het heeft er ondertussen een week aan gedachten bijgekregen. Over wat het betekent als hetzelfde blok steeds opschuift gaat waarom je takenlijst nooit leeg raakt.

Kies op je week, niet op je lijst

Hier zit de kern. Een takenlijst is een slechte plek om iets weg te laten, want alles op een lijst is even groot. Twintig regels onder elkaar, en het schrappen van een regel voelt net zo zwaar of licht als het schrappen van een andere. Je week is een betere plek, want daar hebben dingen een omvang en een dag.

Leg de getekende week dus voor je en zoek het blok dat aan twee dingen tegelijk voldoet: het is groot, en het zit niet vast aan een datum die iemand anders heeft gekozen. Stel daar twee vragen bij.

Wat gebeurt er als dit er deze week niet is? Niet nooit, deze week. Vaak is het antwoord: dan schuift een gesprek twee weken op, of dan is de eerste versie later klaar. Dat is een prijs, en meestal een kleinere dan hij vooraf lijkt.

Wie merkt het? Iemand met een naam, of niemand. Merkt niemand het, dan heb je je kandidaat te pakken en hoef je alleen jezelf nog te overtuigen. Merkt iemand het wel, dan hoort daar een bericht bij, en dat bericht kost vijf minuten en scheelt je de hele week.

Haal het blok er daarna in zijn geheel uit. De verleiding is om het te halveren, en dat is de slechtste uitkomst van de drie: het kost je nog steeds de hele week aandacht, het levert maar de helft van de ruimte op, en het werk is aan het eind van de week niet af. Halveren is weglaten en doorschuiven tegelijk, met de nadelen van allebei.

Welke kolom blijft leeg

Als er een blok uit gaat, blijft er ergens ruimte over, en die ruimte heeft een dag. Kijk daar even naar voor je verder gaat, want dat is de plek waar de week zich de komende dagen vanzelf naartoe beweegt.

Meestal blijft dezelfde kolom leeg. De dag waarop je eigen werk stond, het stuk waar niemand op wacht, het blok zonder andere naam erbij. Dat gebeurt niet omdat je dat het minst belangrijk vindt, maar omdat het het makkelijkst wijkt: er zit geen afspraak aan vast die je moet afzeggen.

Daarom is het de moeite waard om die lege kolom bewust aan te wijzen in plaats van hem te laten ontstaan. Kijk aan het begin van je week welke dag na het weglaten leeg blijft, en vraag je af of dat de dag is die jij zou kiezen. Zo niet, wissel dan. Blijft drie weken achter elkaar dezelfde kolom leeg, dan is dat geen drukke periode meer maar de vorm van je week geworden, en dan is de vraag een andere. Welke rol er in zo'n week structureel buiten valt lees je in welke rol kreeg deze week niets.

Wat je deze week doet

Een blok eruit, en een bericht. Meer is het niet. Zoek het grootste blok dat niet aan een datum van iemand anders vastzit, haal het in zijn geheel weg, en stuur waar nodig een kort bericht aan degene die het merkt. Vijf minuten werk, en je week past.

Doe het bovendien aan het begin van je week en niet op woensdag. Wie op woensdag weglaat, laat niet weg maar geeft op, en dat voelt heel anders terwijl het praktisch hetzelfde is. Ligt het al bij woensdag, dan werkt het herstarten beter dan het schrappen: dat staat in wat je doet als je week op woensdag al ontspoort.

En als je merkt dat je dit elke week moet doen, dan is het niet meer een kwestie van weglaten maar van een week die te vol wordt ingedeeld. Hoe je een volle week indeelt zonder hem meteen weer dicht te plannen staat op de pagina over weekplanning, en de langere versie ervan in een volle week plannen.