Het planmoment dat zelf nooit in je agenda staat

Bijna elk stuk over weekplanning begint met dezelfde zin: neem er rustig de tijd voor. Daarna gaat het over de inhoud. Verzamelen, prioriteren, inplannen, in drie stappen of in zeven. Wat er ontbreekt is het antwoord op de enige vraag die er in de praktijk toe doet, namelijk wat je doet als die tijd er niet komt.

Want dat is wat er gebeurt. Niet één keer, maar telkens. En het gekke is dat het altijd juist dat blok is dat sneuvelt en nooit een van de andere.

Elk ander blok in je week heeft een tegenpartij

Kijk eens naar een gewone week en vraag je bij elk blok af wie er aan de andere kant zit. Bij een afspraak met een klant zit daar een klant. Bij eten met je gezin zit daar je gezin. Bij de tandarts staat er iemand met een agenda die belt als je niet komt. Zelfs bij een training die je zelf hebt gekozen staat er een groep te wachten.

Bij het plannen van je week zit daar niemand. Het is de enige afspraak in je week die je kunt afzeggen zonder dat iemand het merkt, en zonder dat je iets hoeft uit te leggen.

Als er iets moet wijken, wijkt dat wat niemand mist.

Dat is geen karakterkwestie en het zegt niets over je discipline. Het is een rekensom, en die valt elke week dezelfde kant op. Zolang je planmoment het goedkoopste blok in je week is om te ruilen, wordt het geruild.

Het is de enige stap die over zichzelf gaat

Een weekritme kent vier stappen: terugkijken, kiezen, plannen en aan het eind weer evalueren. Drie daarvan gaan over je week. De vierde gaat over het ritme zelf, en juist die kost tijd die nergens in staat.

Daar zit de blinde vlek van vrijwel alle stappenplannen. Ze beschrijven wat je in dat halfuur doet en gaan ervan uit dat het halfuur er is. Precies dezelfde valkuil als bij de terugblik, waarover ik eerder schreef in de wekelijkse terugblik die iedereen overslaat. Het is niet toevallig dat het steeds die twee zijn die verdwijnen. Ze horen bij elkaar en ze delen hetzelfde probleem.

Kleiner maken werkt beter dan meer tijd vrijmaken

De reflex als het een paar weken niet is gelukt, is er meer ruimte voor maken. Een uur op vrijdagmiddag, of een rustige zondagavond met koffie erbij. Dat klinkt serieus en het is precies de verkeerde kant op, want een uur is duurder dan twintig minuten en dus makkelijker om te ruilen tegen iets dringends.

Draai het om. Twintig minuten, met drie vaste vragen. Wat is er vorige week echt gebeurd. Wat doet er komende week per rol toe. Waar zet ik dat neer, met een dag en een begintijd.

Twintig minuten haal je nog uit een dag die tegenvalt. Een uur niet. En een kleiner planmoment levert geen kleinere week op, want de winst zit niet in de duur maar in het feit dat je één keer per week hebt gekozen. Hoe je in een week die al vol is toch iets neerzet, staat in big rocks in een week die al vol staat.

Geef het een tegenpartij

De tweede ingreep is het blok vastplakken aan iets dat toch al gebeurt. De koffie die je op vrijdagmiddag toch drinkt. De treinreis terug. De zondagavond nadat de kinderen naar bed zijn, of de maandagochtend voor de eerste afspraak. Aan het eind van de vorige week of aan het begin van de nieuwe, dat maakt minder uit dan dat het aan een moment hangt dat uit zichzelf komt.

De derde is er een mens bij halen. Een compagnon, je partner, een collega die op hetzelfde moment twintig minuten neemt. Je stuurt elkaar achteraf één zin over wat je hebt gekozen. Vanaf dat moment zit er iemand aan de andere kant en is je planmoment niet langer het blok dat niemand mist.

De linkerkolom is niet fout. Hij beschrijft alleen wat je in dat uur doet, en dit gaat over de vraag waarom dat uur er niet komt.

Wat je vandaag al kunt doen

Kies niet eerst een tijdstip maar eerst een moment waar je het aan vastplakt. Iets dat sowieso gebeurt, elke week, op ongeveer dezelfde tijd. Zet er twintig minuten achter en schrijf de drie vragen ergens op waar je ze terugvindt.

Spreek daarna met één iemand af dat jullie elkaar na afloop één zin sturen over wat je hebt gekozen. Meer is het niet, en het is het verschil tussen een blok dat blijft staan en een blok dat je volgende week weer verschuift. Hoe je die keuzes daarna over je week verdeelt, staat op de pagina over de methode. Staat jouw vraag hier niet bij, kijk dan bij de veelgestelde vragen.