Plannen als je week nooit twee keer hetzelfde is

Vrijwel elk advies over weekplanning gaat uit van een week die zichzelf herhaalt. Maandagochtend plannen, dinsdag je geconcentreerde werk, vrijdagmiddag terugkijken. Prima advies, en het werkt goed voor wie zo'n week heeft.

Een hoop mensen hebben die week niet. Deze week drie dagen op locatie, volgende week niet. Deze week twee avonden bezet, volgende week vier. Wie zo werkt heeft meestal al een paar keer een weekschema gemaakt, en het net zo vaak zien verlopen. De conclusie die daaruit volgt is begrijpelijk en jammer: plannen is niets voor mij.

Waarom de standaardadviezen bij jou niet landen

Het standaardadvies plant op tijdstippen. Dat werkt alleen als die tijdstippen er volgende week nog zijn. Zijn ze er niet, dan klopt je schema al op dinsdag niet meer, en een schema dat niet klopt is erger dan geen schema: het staat er nog wel, en het laat vooral zien wat er niet gelukt is.

Daar komt bij dat een onvoorspelbare week een echte reden geeft om het maar helemaal open te laten. Ik zie wel hoe het loopt. Dat voelt flexibel, en het is het tegenovergestelde: in een lege week wint altijd wat er het hardst binnenkomt.

Een week die je open laat vult zichzelf. Alleen niet met wat jij had gewild.

Wat er vastligt is niet je agenda, maar je verdeling

De uitweg is niet een strakker schema en ook niet helemaal geen schema. Het is een laag hoger gaan zitten. Wat in jouw weken hetzelfde blijft zijn niet de tijdstippen, maar de verdeling: welke rollen deze week iets krijgen, en hoeveel.

Die verdeling kun je wel vooraf vastleggen, ook als je nog niet weet hoe de dagen lopen. Deze week krijgt de zaak het meeste, mijn gezin drie momenten en mezelf twee ochtenden. Dat is een keuze die een week later nog te controleren is, terwijl "dinsdag om negen uur" dat allang niet meer is.

Het scheelt ook in wat je op maandag zit te doen. Je hoeft geen week te reconstrueren, je hoeft alleen te kijken of de verdeling van vorige week klopte en wat er deze week anders moet.

Twee of drie ankers, en verder niets

Toch heb je een paar vaste punten nodig, anders beweegt alles tegelijk en heb je niets om aan te meten. Twee of drie is genoeg. Een anker is een blok dat er elke week op dezelfde plek staat, ongeacht hoe de rest eruitziet.

• Kies ze op haalbaarheid, niet op belangrijkheid. Een anker dat in je drukste week omvalt is geen anker. Woensdagochtend een uur is bruikbaarder dan een halve dag die drie van de vier weken sneuvelt.
• Zet er één bij het begin van je week. Het moment waarop je de verdeling maakt is zelf ook een anker, en het is degene die het vaakst overgeslagen wordt.
• Houd het bij twee of drie. Zodra het er vijf worden ben je weer een weekschema aan het bouwen, en dan begint hetzelfde verhaal opnieuw.

De rest van je week hangt daaromheen. Dat klinkt losser dan het is: doordat die paar punten vastliggen, hebben de andere blokken iets om zich toe te verhouden, en merk je meteen wanneer een week volledig op drift raakt.

De tijden zet je er als laatste in

De volgorde is hier belangrijker dan bij een gewone week. Eerst je rollen, dan per rol wat er deze week toe doet, dan de verdeling, en pas als laatste de dagen en tijden, op het moment dat je weet hoe de week eruitziet.

Dat laatste blijft nodig. Een keuze zonder tijdstip blijft een voornemen, ook in een week die alle kanten op beweegt. Het verschil met een vast schema is alleen dat je dat tijdstip per week opnieuw bepaalt, in plaats van er een half jaar geleden een te hebben gekozen die er nu niet meer is.

Het eerste rijtje is wat de meeste mensen geprobeerd hebben voordat ze concludeerden dat plannen niets voor hen is. Het tweede rijtje vraagt minder van je week en levert meer op, precies omdat het niet doet alsof je weken op elkaar lijken.

Wat je deze week al kunt doen

Kies twee momenten waarvan je zeker weet dat ze ook in een rommelige week overeind blijven, en zet ze deze week neer. Schrijf daarnaast in één regel op hoe je deze week verdeelt: welke rol krijgt het meeste, welke rol krijgt in elk geval iets. De rest vul je in zodra je weet hoe de dagen lopen.

Kijk zondag of aan het begin van je volgende week terug op één ding: klopte die verdeling. Niet of je schema gehaald is, want dat schema was er niet. Verder lezen kan bij een weekplanning maken in vier stappen, bij wat je doet als je week op woensdag al ontspoort, of in het stuk over de wekelijkse terugblik. Staat jouw vraag hier niet bij, kijk dan bij de veelgestelde vragen.