Één week, helemaal ingevuld

Zoek op een weekplanning en je komt binnen twee klikken bij een sjabloon. Een raster met vijf of zeven kolommen, uren langs de zijkant, printbaar, gratis, soms in drie kleuren. Het ziet er netjes uit en het werkt ook, voor precies één soort probleem: dat je geen raster had.

Dat was zelden het probleem. Het probleem begint bij het eerste vakje.

Waarom een leeg sjabloon je niet verder helpt

Een leeg raster stelt je geen enkele vraag. Het wacht. En omdat het wacht, vul je het in de volgorde waarin dingen je te binnen schieten, wat in de praktijk de volgorde van gisteren is: de afspraken die er al stonden, daarna de dingen die het hardst roepen, daarna wat er nog over is. Zo krijg je een week die klopt met je agenda en niets zegt over je keuzes.

Het tweede wat een sjabloon niet doet, is uitleggen waarom een blok ergens staat. Dat lijkt bijzaak tot het woensdag is en er iets tussenkomt. Dan moet je kiezen wat wijkt, en zonder reden onder je blokken kies je het blok waar niemand op wacht. Dat is bijna altijd het blok dat van jou zelf was.

Een leeg sjabloon laat zien waar je tijd staat. Een ingevulde week laat zien waarom.

Dus: geen raster om zelf te vullen. Hieronder staat een week die al gevuld is, met onder elk blok de reden. De week is niet van een bestaand persoon, en dat is bewust, want dan kan elke reden navolgbaar zijn in plaats van persoonlijk. De omstandigheden zijn die van een zelfstandige met twee kinderen en één vaste opdrachtgever. Welke stap eerst komt als je je week plant beschrijft de volgorde die eronder zit; dit stuk laat zien wat die volgorde oplevert.

De week voordat er iets in stond

Voor er één blok in de week staat, liggen er twee dingen klaar. Vijf rollen, en per rol één weekdoel. Dat is het hele voorwerk en het kost een kwartier.

Let op wat hier niet staat. Geen takenlijst, geen mail, geen boekhouding, geen van de twintig dingen die ook moeten. Die komen straks wel, maar ze mogen de week niet beginnen, want dan is er geen plek meer over voor de vijf dingen hierboven. En let op hoe klein de weekdoelen zijn: één per rol, en vier van de vijf passen in één zin. Of iets een weekdoel is of gewoon werk is de vraag waar dit kwartier om draait.

De week, blok voor blok

Dertien blokken, vijf dagen. De reden staat er elke keer onder, en dat is het enige wat deze week onderscheidt van een ingevuld sjabloon.

Maandag

08:00 tot 08:30, de weekstart. Dit blok staat er het eerst, en wel omdat de andere twaalf niet bestaan als dit halve uur niet doorgaat. Het is bewust kort: een half uur is genoeg om vijf rollen langs te gaan en vijf doelen neer te zetten, en langer maakt het een klus die je uitstelt.

09:00 tot 11:30, aan de offerte. Het weekdoel van de rol die deze week het meeste op het spel heeft, op het enige moment in de week waarop nog niemand iets van je wil. Maandagochtend is geen gewoonte maar een keuze: later in de week is dit blok alleen nog vrij als er niets tussengekomen is, en er komt altijd iets tussen.

13:00 tot 14:00, mail en losse dingen. Niet de hele dag een beetje, maar één uur met een eind erin. Dit blok staat er niet omdat mail belangrijk is maar omdat mail zonder blok de hele week opvult.

Dinsdag

09:00 tot 12:00, werk voor de vaste opdrachtgever. Dit blok kiest zichzelf, want het staat in iemand anders agenda. Het staat er niet omdat het het belangrijkste is, maar omdat het de rest van de week vrij houdt. Dat verschil is het opschrijven waard, want anders gaat zo'n blok langzaam voor een prioriteit doorgaan.

16:00 tot 16:45, zwemles. Halen en brengen, zoals elke week.

16:45 tot 17:30, nog even blijven. Hier zit het weekdoel van de rol Vader, en niet in het blok ervoor. Rijden deed hij al. Het nieuwe is het half uur erna, waarin hij niet meteen weer in de auto stapt. Daarom staan het rijden en het blijven als twee blokken en niet als één: alleen zo kun je aan het eind van de week zien of het tweede blok er ook echt was.

Woensdag

09:00 tot 10:00, hardlopen. In de ochtend, en dat is de hele reden dat het er nog staat. Een hardloopblok in de avond is het eerste blok dat wijkt, elke week, zonder dat iemand het besluit. De rol die als eerste sneuvelt gaat over precies dat patroon.

10:30 tot 12:30, offerte afmaken en versturen. De tweede helft van het weekdoel, met een nacht ertussen. Dat is geen uitstel maar het enige moment waarop je je eigen tekst nog een keer met andere ogen leest.

14:00 tot 15:00, Joost bellen. Een uur voor een telefoontje van twintig minuten. Dat lijkt verspilling en is het niet: dit gesprek ging drie weken niet door, en de reden was elke keer dat er geen tijd voor was. Een blok dat ruimer is dan nodig, is wat een gesprek van drie weken terug alsnog laat plaatsvinden.

Donderdag

09:00 tot 12:00, werk voor de vaste opdrachtgever. Hetzelfde als dinsdag, dezelfde reden.

13:30 tot 15:00, de takenlijst. Hier komt de lijst, en nergens anders in de week. Anderhalf uur, en wat er niet in past gaat mee naar volgende week of valt af. Dit is stap vier, en hij staat hier omdat hij hier past en niet omdat hij onbelangrijk is.

19:30 tot 22:00, avond samen, laptop beneden. Het weekdoel van de rol Partner is geen activiteit maar een afwezigheid, en daarom staat die afwezigheid in de naam van het blok. Een blok dat alleen "avond samen" heet overleeft één mailtje.

Vrijdag

09:00 tot 10:00, terugkijken en opruimen. Per rol één vraag: waar stond hij deze week? Dat kost tien minuten en levert de enige informatie op waar de week erna iets aan heeft. De rest van het uur is administratie en losse eindjes.

10:30 tot 12:00, leeg. Dit blok heeft geen inhoud, en dat is de inhoud. Het staat er zodat de drie dingen die deze week misgaan ergens heen kunnen. Zonder deze plek duwt alles wat tussenkomt het eerstvolgende blok opzij, en dat is bijna altijd het blok dat van jezelf was.

Dertien blokken, en als je ze bij elkaar optelt zijn het ruim twintig uur. Een werkweek is langer. Dat is geen fout in de week maar de bedoeling: wat hier staat is wat gekozen is, en de uren eromheen vullen zichzelf.

Wat er op woensdag gebeurde

Deze week is niet heel gebleven, want dat gebeurt nooit. Op dinsdagmiddag belde de vaste opdrachtgever: of donderdagochtend een dag naar voren kon, naar woensdag. Zo ziet het eruit als een week met redenen eronder onder druk komt te staan.

Het hardloopblok van woensdagochtend bleef staan. Niet uit discipline, maar omdat het om negen uur was en het nieuwe werkblok om half elf begon. Het blok van de offerte schoof naar donderdagochtend, waar nu ruimte was. Het telefoontje met Joost schoof naar het lege blok op vrijdag, en dat was precies waar dat lege blok voor was. De takenlijst van donderdagmiddag werd een uur in plaats van anderhalf.

Tel na wat er overbleef: vier van de vijf weekdoelen gingen door, één keer hardlopen in plaats van twee. Dat is geen week volgens plan. Het is een week waarin de dingen die je zelf gekozen had als laatste wijken in plaats van als eerste, en dat is het hele verschil.

Was dit een leeg sjabloon geweest dat op maandag van boven naar beneden was gevuld, dan was er op dinsdagmiddag iets anders gebeurd. Dan had het hardlopen eruit gelegen, want dat is het blok waar niemand op wacht, en de offerte had gewacht tot er weer een rustige ochtend was. Beide keren is er op woensdag drie uur verschoven. Alleen de uitkomst verschilt.

Wil je dit zelf een week proberen: neem een half uur, schrijf vijf rollen op, zet er vijf dingen achter en geef die vijf als eerste een dag en een tijd. Laat op vrijdagochtend anderhalf uur leeg. Op de pagina over weekplanning staat die ronde uitgeschreven, en in een week die al vol staat begint hij bij weghalen in plaats van bij invullen.