Welke stap komt eerst als je je week plant

Zoek een keer op hoe je je week indeelt en leg de uitkomsten naast elkaar. Je vindt elf tips, negen tips, drie bewezen tips, acht voorbeelden met vier stappen, en dertien tips voor het gezin. Het advies zelf is zelden slecht. Blokkeer tijd voor jezelf, zet je telefoon weg, bouw lucht in tussen je afspraken, maak je week de avond ervoor klaar. Daar is niets op tegen.

Alleen gebeurt er als je het leest iets vreemds: je knikt bij punt twee, je knikt bij punt zeven, en als je je laptop dichtdoet weet je nog steeds niet waar je zondagavond begint. Dat is niet omdat je het niet goed genoeg gelezen hebt.

Waarom een lijst met tips geen begin heeft

Pak die lijsten er nog eens bij en kijk naar de vorm in plaats van naar de inhoud. Wat ze allemaal delen is dit: je kunt tip zeven doen zonder tip één. De punten staan los van elkaar, in een volgorde die je zou kunnen omgooien zonder dat iemand het merkt. Dat is geen slordigheid van de schrijvers. Het is wat een lijst is.

Een lijst geeft je een verzameling. Jouw week is geen verzameling, maar een ruimte waarin alles wat je neerzet plek inneemt van iets anders. Twee uur op woensdagmiddag kun je maar aan één ding geven. Daardoor is het niet genoeg om te weten wat je allemaal zou kunnen doen; je moet weten wat er als eerste in gaat, want dat bepaalt wat er daarna nog bij past.

Een tip kun je overslaan zonder dat de rest omvalt. Een eerste stap niet, want alles wat erna komt leunt erop.

En dat is het goede nieuws in dit stuk. Je hebt geen tiende tip nodig. Je hebt een volgorde nodig, en die is korter dan de lijstjes.

De eerste stap is geen tip maar een vraag

De eerste stap gaat niet over je agenda en ook niet over je taken. Hij gaat over een vraag die je stelt voordat je iets openmaakt: voor wie doe ik deze week? Niet wat moet er gebeuren, maar voor wie.

Dat lijstje heet je rollen: de paar plekken waar je iets betekent voor iemand, inclusief jezelf. Vier tot zes is genoeg, twaalf is te veel. Hoe je rollen kiest die een heel jaar meegaan gaat over het maken van dat lijstje, en op de pagina over plannen vanuit rollen staat waarom het in MagilityOne de eerste stap is.

Waarom dit vooraan moet, is makkelijker te zien dan te geloven. Een taak zonder rol kun je niet wegen. Twee regels op je lijst lijken even dringend, en bij gelijke dringendheid wint bijna altijd de kortste of de meest zichtbare. Zet je er rollen onder, dan heeft elke regel ineens een eigenaar en een reden, en valt op dat drie taken bij dezelfde rol horen terwijl een andere rol er geen een heeft.

Daarom loopt het bekendste advies van allemaal vast. Begin bij je belangrijkste taak, zeggen ze. Belangrijk waarvoor? Zonder antwoord op die vraag is belangrijk hetzelfde als luid.

De volgorde, in vier stappen

Zo ziet het verschil eruit tussen een verzameling en een volgorde. Het eerste rijtje zijn de tips zoals je ze vindt, het tweede is de volgorde die een begin heeft.

Stap één, je rollen voor je zien. Vijf minuten de eerste keer, daarna dertig seconden. Je leest je rollen door en je stelt vast dat dit de plekken zijn waar je deze week iets te doen hebt. Nog niets invullen.

Stap twee, per rol één weekdoel. Tien minuten, en dit is het werk. Per rol kies je het ene ding dat je deze week verder wilt brengen. Niet drie dingen, want dan heb je weer een lijst. Een weekdoel is geen taak die af moet, en dat verschil is waar het meestal misgaat: wanneer iets een weekdoel is en wanneer gewoon werk staat apart beschreven.

Stap drie, die weekdoelen eerst in je week zetten. Tien minuten. Elk weekdoel krijgt een dag, een begintijd en een eind. Eerst deze, voordat er iets anders staat, want nu is er nog plek en over twee dagen niet meer.

Stap vier, de rest. De taken, de mail, de losse dingen, de dingen van anderen. Die komen niet te vervallen, ze komen later. En wat nu niet past, past niet, wat een onaangename maar eerlijke uitkomst is.

Hier zit de pointe van dit stuk. Leg de tipslijsten naast deze vier stappen en kijk waar ze landen. Tijd blokken, buffers, je telefoon wegleggen, de avond ervoor klaarzetten, in de ochtend je zwaarste klus doen: bijna alles gaat over stap vier. Het is advies over invullen, gegeven aan mensen die vastlopen op kiezen.

Waar de volgorde in de praktijk omvalt

De volgorde is kort, maar hij valt op drie plekken om, en bij alle drie merk je het pas halverwege de week.

Je hebt te veel rollen. Twaalf rollen betekent twaalf weekdoelen, en die passen niet, dus kies je er stilletjes een paar uit. Welke dat zijn weet je niet, en dat is precies het probleem: dezelfde rol sneuvelt dan elke week als eerste, zonder dat je er ooit over besloten hebt.

Je weekdoel is eigenlijk een taak. Dan is stap twee geen keuze maar een overschrijving van je takenlijst, en loop je dezelfde week weer tegen stap vier aan. Je merkt het aan de formulering: een weekdoel dat uit drie woorden en een werkwoord bestaat is bijna altijd een taak.

Je week was al vol voordat je begon. Dat is de vervelendste van de drie, want stap drie veronderstelt ruimte die er niet is. Dan is de vraag niet waar je je weekdoel zet maar wat eruit gaat, en dat is een andere handeling: plannen in een week die al vol staat begint bij weghalen.

Wat je deze week doet

Neem aan het begin van je week een half uur, op zondagavond of maandagochtend, en doe de vier stappen op papier of in de app. Schrijf eerst je rollen op. Zet achter elke rol één ding voor deze week. Geef die dingen daarna een dag en een begintijd, voordat je naar je takenlijst kijkt. En vul pas daarna de rest aan.

Wat je ervan merkt zit niet in die dertig minuten maar op woensdag. Als je week dan ontspoort, en dat gebeurt, weet je welke drie blokken overeind moeten blijven en welke mogen wijken. Dat is het verschil tussen een week met een volgorde en een week met negen tips: niet dat er minder tussen komt, maar dat je weet wat je als eerste teruglegt. Op de pagina over weekplanning staat die hele ronde nog een keer uitgeschreven, met voorbeelden erbij.