Het werk dat bij geen enkele rol hoort

Het is vrijdag vier uur en je week was op papier een goede week. De vier blokken die er echt toe deden staan afgevinkt, het gesprek met die ene klant is gevoerd, en het stuk waar je al twee weken omheen liep is af. En toch zit je met het gevoel dat je nergens aan toe bent gekomen.

Loop die week dan eens terug en tel op wat er gebeurd is zonder dat het ergens stond. De btw-aangifte. Twee uur met de verzekeraar die een formulier nodig had dat jij nog moest opvragen. De website die het op je telefoon niet goed deed. Het offerteprogramma dat opeens om een nieuw wachtwoord vroeg. Bij elkaar vijf uur.

Dat is geen slechte planning. Dat is werk dat bij geen van je rollen hoort, en daarom nergens staat.

Waarom dit werk onzichtbaar blijft

Rollen kies je door jezelf af te vragen voor wie je iets betekent. Ouder, partner, ondernemer, vriend, buurman. Dat is een goede vraag, en ze levert een lijst op waar je achter staat. Alleen beantwoordt de btw-aangifte die vraag voor niemand.

Werk dat geen rol heeft krijgt daarom ook geen blok. Het staat niet in je week, het hoort nergens bij, en op het moment dat je je week maakt denk je er niet aan. Maar het verdwijnt niet, want bijna al dit werk heeft iets wat jouw eigen werk juist mist: een afzender buiten jou, met een datum erbij. De belastingdienst wacht niet, de verzekeraar stuurt een herinnering, en de klant die geen offerte kan openen belt gewoon.

Dus het gebeurt. Alleen gebeurt het in de ruimte die overbleef, en die ruimte is precies de ruimte die je voor jezelf had gereserveerd. Zo wordt elke week een beetje korter dan je hem gepland had, zonder dat je kunt aanwijzen waar hij heen is.

Drie soorten werk zonder rol

Het helpt om dit werk niet op één hoop te gooien, want er zitten drie soorten in en elk soort vraagt iets anders.

Onderhoud dat terugkomt

De boekhouding, de facturen, de back-up, de voorraad bijwerken. Dit werk komt elke week of elke maand terug, en de omvang ervan is verrassend voorspelbaar zodra je hem een keer meet. Dat maakt het het makkelijkste soort: geef het een vast blok met een eigen naam, op een moment waarop je toch geen diep werk doet. Niet omdat het onbelangrijk is, maar omdat het weinig van je hoofd vraagt en veel van je volhouden.

Eenmalig gedoe met een afzender

De verzekeraar, de bank, een formulier van de gemeente, een leverancier die zijn systeem heeft vernieuwd. Dit is het soort dat je niet kunt plannen, want je weet vooraf niet wat er komt. Wat je wel kunt plannen is de ruimte ervoor: een half uur per week dat hiervoor bedoeld is. Wat er niet in past gaat naar volgende week, met een datum, en niet naar een lijstje zonder begintijd.

Werk van een rol die je niet hebt opgeschreven

Dit is de lastigste, en de interessantste. Soms is werk geen los gedoe maar hoort het wel degelijk ergens bij, alleen staat die rol niet op je lijst. De sollicitatiegesprekken, het gesprek met je verhuurder, de beslissing over een nieuw pakket. Dat is niet het werk van de ondernemer die iets maakt, dat is het werk van iemand die een zaak beheert. Bij dit soort is het antwoord niet een blok maar een rol erbij.

Die twee rijtjes scheiden niet op belang maar op iets anders: of het werk een keuze bevat. Werk zonder keuze heeft genoeg aan een vaste plek. Werk met een keuze erin heeft een rol nodig, want anders neemt niemand die keuze bewust.

De rol die in bijna elke lijst ontbreekt

Als je tien ondernemers hun rollen laat opschrijven, staat er bij negen van hen iets als ondernemer, vakman of eigenaar. En bedoeld wordt daarmee bijna altijd hetzelfde: de persoon die het werk maakt waar klanten voor betalen.

Maar er is daarnaast iemand die de winkel draaiende houdt. Die het contract verlengt, het pakket kiest, de verzekering regelt en besluit of er iemand bij komt. Dat is ander werk, met andere taken en een heel andere soort voldoening, en het is de enige rol die je nooit kunt uitbesteden zonder er eerst zelf over te besluiten.

Het opschrijven van die rol verandert twee dingen tegelijk. Het eerste is dat het werk uren krijgt in plaats van kruimels. Het tweede is belangrijker: het wordt telbaar. Als je na een maand ziet dat die rol vijf uur per week kost, is dat een kwart van je ondernemerstijd, en dan is het geen planningsvraag meer. Dan is het een vraag over je zaak.

Wat je er deze week mee doet

Dit kost tien minuten en je doet het aan het begin van je week, niet aan het eind.

Schrijf eerst op wat je vorige week hebt gedaan dat nergens stond. Niet uit je hoofd maar uit je agenda, je mailbox en je bankafschrift, want uit je hoofd komt hooguit de helft. Zet er bij elk ding een ruwe schatting van de tijd naast.

Sorteer die lijst daarna in de drie soorten hierboven. Het onderhoud krijgt deze week één blok met een eigen naam. Het gedoe van buiten krijgt één strook van een half uur. En van wat overblijft stel je de vraag of er een beslissing in zat, want dan is het geen klusje maar een rol die ontbreekt.

Wat dit niet doet is het werk kleiner maken. Een vast blok maakt de boekhouding geen uur korter. Wat het wel doet is het verplaatsen: van de ruimte die je voor jezelf had naar een plek die je er zelf voor hebt gekozen. En dat is het hele verschil tussen een week die je overkomt en een week die je kiest.