De week voor je vakantie, als niemand hem overneemt

Er is een week in het jaar die bij vrijwel iedereen misgaat, en het is niet de week na een drukke periode. Het is de week voor de vakantie.

Bij een werknemer gaat die week over overdragen. Je zet op een rij wat loopt, je zegt tegen twee collega's wie waarover gaat, je zet een afwezigheidsbericht aan en op vrijdag ben je weg. Het is niet leuk werk, maar het is afgebakend werk, en er staat iemand klaar aan de andere kant.

Bij een zelfstandige staat daar niemand. Er is geen collega die het even oppakt, dus de vraag verandert. Niet meer: aan wie geef ik dit. Maar: wanneer doe ik dit dan. En het enige antwoord dat zich aandient is: voor ik wegga. Zo wordt een week van vijf dagen de bak waar twee weken in moeten.

Waarom de laatste week te vol wordt

Het mechanisme is eenvoudig en het is bijna onzichtbaar, omdat elke losse beslissing erin redelijk is. Een gesprek dat in de week van je vakantie zou vallen, zet je een week naar voren. Een factuur die de negentiende de deur uit zou gaan, doe je de twaalfde. Een stuk dat je rustig had willen schrijven, schrijf je er op donderdagavond even bij. Elk van die vier dingen is te doen. Alle vier bij elkaar in dezelfde week niet.

En er komt iets bij wat je niet naar voren haalt: alles wat normaal in die week zou gebeuren staat er ook nog. Je hebt dus niet een week met werk van twee weken, maar een week met werk van twee weken plus de gewone week.

Naar voren halen voelt als vooruit werken. Het is het verplaatsen van werk naar de week waarin je er het minst ruimte voor hebt.

Wat er dan omvalt, valt in een vaste volgorde om, en die volgorde is overal dezelfde. Eerst het blok dat van jou zelf was, omdat niemand erop wacht. Daarna het blok voor thuis, omdat de mensen daar het begrijpen. Daarna het weekdoel waar je al drie weken aan werkte. Wat overeind blijft is wat iemand anders van je verwacht, en dat is precies de rol die ook nog eens twee weken zonder jou kan. De rol die als eerste sneuvelt gaat over dat patroon in een gewone week; in een vakantieweek is hij alleen duidelijker te zien.

De drie keuzes die je maakt voordat je weggaat

Het werkt beter om deze week niet als planning te benaderen maar als drie besluiten. Ze kosten samen een half uur, en je neemt ze het liefst in de week vóór de laatste week, want dan kun je nog iets afzeggen. In de laatste week kun je alleen nog schuiven.

Keuze een: wat valt af, in plaats van naar voren

Loop langs wat je naar voren wilde halen en vraag bij elk ding niet of het kan, maar wat er gebeurt als het pas na je vakantie gebeurt. Bij het grootste deel is het antwoord: niets. Een gesprek van drie kwartier is in week drieënveertig even goed als in week eenenveertig. Een stuk dat niemand heeft opgevraagd heeft geen datum.

Wat wel een datum heeft, heeft hem bijna altijd omdat iemand anders hem heeft gegeven. Dat is de kleine lijst die overblijft, en die lijst is meestal korter dan de lijst waarmee je begon. Vraag het bij twijfel na. Een opdrachtgever die hoort dat je twee weken weg bent, kiest in negen van de tien gevallen zelf voor de week erna.

Keuze twee: welke rol gaat er mee op vakantie

Dit is de keuze die mensen overslaan, en het is de enige die de vakantie zelf raakt. Een vakantie is niet een week zonder rollen. Het is een week waarin de verhouding tussen je rollen verandert: de rol ondernemer gaat van vijf dagen naar bijna niets, en de rollen vader, partner en vriend krijgen de ruimte die ze door het jaar niet hebben.

Dat gaat alleen goed als je er iets aan vastknoopt. Niet een schema, maar per rol één ding, zonder tijd erbij. Een middag alleen met het oudste kind. Een avond met je partner waarop het niet over het huis gaat. Een boek dat je al een half jaar meesleept. Drie dingen is genoeg, en ze zijn er vooral om op de laatste dag te kunnen nakijken.

Je ziet in die twee kolommen meteen waar de vraag zit. De rechterkolom is wat je niet meeneemt, en dat opschrijven is niet overdreven: het is het verschil tussen een vakantie waarin je er niet aan denkt en een vakantie waarin je er elke ochtend even aan denkt. Op de pagina over rollen staat hoe je die vijf rollen één keer op een rij zet, zodat je ze hier alleen nog hoeft langs te lopen.

Keuze drie: wanneer je kijkt, en niet of je kijkt

Het voornemen om niets te doen houdt zelden stand, en het heeft ook weinig zin om ertegen te vechten. Wat wel werkt is de vraag omdraaien. Niet: ga ik in mijn mail kijken. Maar: wanneer kijk ik, hoe lang, en wie weet dat.

Eén vast moment in de week, een half uur, en daarbuiten niets. Dat is een afspraak die je aan je opdrachtgevers kunt uitleggen en, belangrijker, aan de mensen met wie je weg bent. Een half uur op dinsdagochtend is uit te houden. Een telefoon die de hele week op de tafel ligt is dat niet, ook niet als je er maar twee keer op kijkt, want de rest van de week kijk je ernaar.

Zet daar dan ook bij wie je wel mag storen. Vaak is dat precies één partij, en vaak kan die partij het zelf oplossen als je het vraagt. Hoe je als ondernemer je avonden terugkrijgt gaat over dezelfde afspraak in het klein, voor een gewone woensdag.

Het lijstje dat je op vrijdag achterlaat

Er is één stuk werk in de laatste week dat wel de moeite waard is, en het duurt twintig minuten. Schrijf op wat er loopt. Niet voor een collega, want die is er niet, maar voor jezelf over twee weken.

Vijf of zes regels is genoeg, en per regel drie dingen: waar het staat, wie er als eerste iets van verwacht, en wat de eerstvolgende handeling is. Dat laatste is het belangrijkste en het wordt het vaakst overgeslagen. "Offerte Van Dijk" is geen handeling. "Offerte Van Dijk: prijs invullen en versturen, hij verwacht hem de twintigste" is er wel een.

Dit lijstje is wat de eerste ochtend na je vakantie redt. Zonder dat lijstje begint die ochtend met uitzoeken wat er lag, en dat uitzoeken duurt bij de meeste mensen tot de lunch. Met dat lijstje begin je met het eerste ding erop. De eerste week na je vakantie gaat over wat er daarna gebeurt, en dat stuk is in feite het tweede deel van dit stuk.

De week erna begint nu

De meeste mensen beoordelen een vakantieweek op de verkeerde vraag. Niet: heb ik alles afgekregen voor ik wegging. Maar: hoe begon de week erna.

Als je twee weken in één hebt geduwd, begint de week erna met de brokken van de week ervoor: het stuk dat je donderdagavond half hebt geschreven, het gesprek dat je naar voren haalde en slecht hebt voorbereid, de rol die thuis twee weken niets kreeg en het nog weet. Dan heb je drie weken aan je vakantie betaald in plaats van twee.

Als je in plaats daarvan hebt afgezegd wat kon wachten, hebt opgeschreven wat liep en één moment per week hebt afgesproken, is de laatste week gewoon een week. Iets rustiger zelfs, want er valt minder in te plannen. En de eerste ochtend erna begint bij regel één van je lijstje.

Wil je dit deze keer anders doen: neem nu een half uur, voordat de laatste week er is. Streep door wat kan wachten, kies drie dingen die meegaan per rol die thuis hoort, en spreek één moment per week af waarop je kijkt. Op de pagina over weekplanning staat die ronde uitgeschreven voor een gewone week, en in een week die al vol staat begint hij bij weghalen in plaats van bij invullen.