Twee belangrijke blokken die hetzelfde uur willen

Er staan deze week twee dingen op je lijstje die je echt wilt doen. Het gesprek met je dochter over haar keuze voor volgend jaar, en het stuk waar je bedrijf over een half jaar op draait. Geen van de twee moet vandaag. Geen van de twee staat in iemands mailbox te wachten. En er is dinsdagochtend.

Wie de verdeling tussen belangrijk en dringend kent weet precies wat hier de les is: dit zijn allebei blokken die je bewust moet plannen, want ze vragen nergens om aandacht. Daar eindigt bijna elk Nederlands stuk over dit onderwerp. Plan meer van dit soort werk, staat er, en dan volgt een voorbeeldweek waarin er netjes één zo'n blok staat.

In een echte week staan er drie of vier, en ze passen niet allemaal. Dat is geen fout in je planning. Dat is het moment waarop plannen pas begint.

Waar de uitleg van de matrix ophoudt

De vier vakjes zijn een diagnose. Ze laten zien waar je tijd nu heen gaat, en bij vrijwel iedereen is dat schrikken: het grootste deel van de week gaat naar werk dat dringend is en bij nader inzien niet zo belangrijk. Dat inzicht is waardevol, en het is ook de makkelijke helft.

Wat een diagnose niet doet is kiezen. Een vakje vertelt je dat een blok erin hoort, niet of het vóór of ná het andere blok uit datzelfde vakje komt. Zolang er één belangrijk blok in je week staat valt dat niet op. Zodra er twee staan heb je geen diagnose meer nodig maar een rangorde, en die zit niet in het model.

Daarom voelt het zo oneerlijk als je zo'n blok schrapt. Je hebt het namelijk goed gedaan. Je hebt iets gekozen dat echt van jou is, en je moet het nu alsnog wegstrepen tegen iets anders dat ook echt van jou is.

Drie soorten botsing

Niet elke botsing is dezelfde botsing, en de handeling die erbij hoort verschilt per soort.

Twee rollen willen hetzelfde uur

Het gesprek met je dochter hoort bij je rol als ouder, het stuk bij je rol als ondernemer. Dit is de botsing die mensen het langst voor zich uit schuiven, omdat kiezen hier voelt als zeggen welke rol je minder belangrijk vindt. Dat is het niet. Je kiest welke rol dit uur krijgt, niet welke rol dit jaar krijgt. Loop daarom niet de twee blokken langs maar de week: hoeveel uur staat er al voor elk van die twee rollen, en welke van de twee heeft er deze week nog geen enkel?

Dezelfde rol wil twee dingen

Lastiger, en veel vaker. Als ondernemer wil je het stuk afmaken én het gesprek met die ene klant voeren waar al drie weken niets mee gebeurt. Hier helpt de rol je niet, want hij zit aan beide kanten. Wat hier wel helpt is je weekdoel: één van de twee brengt het doel van deze week dichterbij en de andere niet. Staat er geen weekdoel, dan is dat het echte probleem en niet de botsing.

Het blok dat alleen vandaag kan

Soms is er geen keuze maar een raam. De werkplaats is alleen dinsdag open, je zwager is alleen dit weekend in het land, de inschrijving sluit vrijdag. Dit is de enige van de drie waarbij je het antwoord niet hoeft te bedenken, en het is ook de enige waarbij je het moet opschrijven: zet bij het blok dat wijkt direct een nieuwe dag, anders verdwijnt het onder de noemer later.

Die twee kolommen zijn geen regels maar een leesrichting. Ze werken omdat ze allebei iets anders meten dan belang: de eerste kolom gaat over wat er buiten jou verandert, de tweede over wat er niets van merkt.

De vraag die beslist

De vraag is niet: wat is belangrijker. Op belang zijn ze gelijk, anders had je ze niet gekozen. De vraag die wel een antwoord heeft is deze: wat wordt er slechter van wachten.

Op het gesprek met je dochter zit een raam. Over drie weken heeft ze haar keuze al gemaakt, of met iemand anders besproken, en dan voer je een ander gesprek dan nu. Het stuk waar je bedrijf over een half jaar op draait heeft dat raam niet. Dat is volgende week dinsdag precies even bruikbaar, en de week erna ook.

Drie dingen worden slechter van wachten: afspraken met een raam, besluiten waar iemand anders op zit, en alles waar vertrouwen in zit. Eigen werk zonder afzender wordt niet slechter. Het wordt alleen vaker opgeschoven, en dat is een ander probleem met een andere oplossing.

Dat is ook waarom deze vraag beter werkt dan de vraag welk blok urgenter is. Urgentie is een gevoel dat met de dag verandert. Of iets slechter wordt van wachten is een feit waar je even over na moet denken, en het antwoord blijft morgen hetzelfde.

Wat je opschrijft als je hebt gekozen

De keuze zelf kost twee minuten. Wat hem laat standhouden is wat je bij het blok zet dat wijkt, en dat kost nog twee minuten.

Zet er drie dingen bij: welke week het wel wordt, waarom het deze week niet kon, en waaraan je merkt dat het niet langer kan wachten. Dat laatste is het belangrijkste en wordt bijna altijd overgeslagen. Bij het stuk voor over een half jaar is dat bijvoorbeeld: zodra ik het eerste klantgesprek erover heb, moet het staan.

Zonder die drie regels is een blok dat wijkt een blok dat verdwijnt. Met die drie regels is het een blok dat een datum heeft gekregen. Het verschil zit niet in hoe serieus je het neemt, maar in de vraag of er ergens een begintijd staat.

En als hetzelfde blok drie weken achter elkaar wijkt, dan is het geen planningsvraag meer. Dan is de vraag of dit blok echt van jou is, of dat je het al die tijd meesleept omdat je vindt dat het van jou zou moeten zijn.